Empresa textil: implantación firma digitalizada

Situación: 

Nuestro cliente, empresa de referencia del sector textil, tenía varios procesos empresariales que requerían la gestión de documentación siguiendo un ciclo de vida específico, según el tipo de documento. Dentro de este ciclo se requería la validación del documento por parte de diferentes profesionales. Debido a su complejidad y a todas las partes implicadas, este proceso no se realizaba con la agilidad necesaria y suponía un elevado coste a nivel económico y de tiempo, el que conlleva la generación del documento, impresión, el desplazamiento del empleado para firmar a la sede más cercana, archivo, gestión…

Precisaban de una solución tecnológica que automatizara el proceso, desde la generación del documento en los departamentos de personal en el ERP corporativo, pasando por el envío y la firma del mismo en múltiples dispositivos (Tablets, TPV, PC) en distintas plataformas (iOs, Windows 8, Android), hasta su posterior almacenamiento en Gestor Documental y envío automático de copia a los empleados implicados.

Solución: 

La multinacional confió en Vector ITC Group la implantación de la solución Firma Digitalizada para la gestión documental de sus procesos internos de RR.HH. en toda España, así como en el extranjero.

La firma digitalizada se integra con la solución de recursos humanos de Meta4, y gracias a ello, todos los documentos que genera el departamento de recursos humanos para tiendas y oficinas de la compañía se firman digitalmente, incluyendo todo lo relacionado con los contratos, renovaciones, bajas, vacaciones, excedencias, cambios de tienda, cambios de horarios, etc.

La solución de negocio tiene un esquema sencillo: un empleado necesita firmar un documento interno de RRHH, la firma digital genera el documento y lo envía al empleado para que lo firme, de este modo, sin necesidad de ningún desplazamiento la persona interesada recibe el documento en su centro de trabajo de forma electrónica en un dispositivo móvil o TPV del centro de trabajo.

En un segundo paso, mediante una aplicación móvil, este empleado firma en un dispositivo electrónico que genera una serie de evidencias que garantizan la autenticidad de la información recogida, de la firma y del proceso. A continuación se certifica el documento, la firma manuscrita, las evidencias recogidas, se sella temporalmente (timestamp) y se certifica el proceso con un certificado de compañía emitido por un tercero de confianza homologado como entidad certificadora.

Se devuelve una imagen de consulta del documento firmado electrónicamente para consulta en el dispositivo móvil, a la vez que se almacena en el gestor documental, después se envía una copia para el interesado firmante por email o se genera impresa. De este modo, se agiliza y facilita a los profesionales el proceso de firma de todos los documentos generados por las distintas áreas de RR.HH.

Beneficio: 

La solución de Firma Digital de Vector ITC Group proporciona un significativo ahorro de costes para las empresas.  Al digitalizar el proceso, se produce un ahorro de más de 8 euros por documento, correspondientes a costes de generación, gestión, administración, envío y almacenamiento de los documentos.

Además, al eliminar el papel, los procedimientos se vuelven más ecológicos y disminuyen los costes de almacenamiento, retención, y distribución así como costes legales y de políticas de retención. Junto con un factor muy importante que es que al automatizar el proceso, incluida la automatización del transporte y distribución, se reduce significativamente los errores derivados del factor humano, generación errónea de documentos, como la pérdida, duplicidad de estos, así como el absentismo derivado del desplazamiento de los empleados a la sede central de su ciudad para firmarlos.

La firma digital automatiza los procesos documentales agilizándolos y proporcionando múltiples beneficios a la compañía:

  • Reducción del tiempo de gestión, ya que se simplifica el proceso.

  • Elimina los desplazamientos de personal y el absentismo derivado.

  • Elimina el riesgo de pérdida documental.

  • Disminuye los errores debidos al factor humano.

  • Más espacio de almacenamiento.

  • Reducción de costes de gestión en los sistemas TI.

  • Mejora las comunicaciones.

  • Proporciona una mayor seguridad al proceso y le dota de mayor validez con evidencias.

  • Aplicabilidad para cualquier tipo de documento a firmar.

  • Evita el fraude y la suplantación relacionado con la firma documental.

  • Proceso auditable por entidades gubernamentales.

  • Detecta manipulaciones indebidas de la información almacenada.

  • Reutilizable en múltiples dispositivos de distintos fabricantes.

  • Posibilidad de utilizarlo para otros procedimientos.

  • La aplicación se ha desarrollado con las máximas medidas de seguridad para evitar el fraude o la suplantación o la intercepción de información.