Transformando a las empresas con RPA

La implementación de RPA (Automatización Robótica de Procesos) se convierte hoy en una pieza clave para impulsar la transformación digital de las empresas. A medida que la tecnología avanza se van generando nuevas y mejores innovaciones de automatización, ya sea por parte de los creadores de RPA como de las empresas que los están implementando.

Para el 2020, tiempo no muy lejano, RPA será una herramienta muy común y esencial para los procesos de gestión empresarial (back-office), por ejemplo, procesos de recursos humanos, contabilidad y logística.

Este sistema de automatización de procesos cuenta con una tecnología madura, y su objetivo es imitar las tareas manuales que hacen las personas en aplicaciones tecnológicas, permitiendo aumentar la productividad de múltiples procesos a nivel operativo en las empresas. De esta manera, cualquier proceso de negocio, con reglas específicas, tareas repetitivas de alto volumen, con alta intervención humana y un gran consumo de recursos es susceptible de ser robotizado.

Cuando hablamos de RPA se habla de “robots”, no de un robot físico, sino de un software que tiene un lenguaje especializado para grabar las acciones del usuario y así, ejecutarlas con base a un calendario. Este utiliza reglas lógicas pre-construidas con el fin de dar un resultado. Este software es flexible y se adapta a través de múltiples plataformas.

¿Qué procesos se pueden automatizar?

Con RPA pueden automatizarse aplicaciones Windows, web, SAP, Citrix, Java, correo electrónico, Microsoft Office, bases de datos, mainframe, entre otros.

Los procesos que son susceptibles de robotizar son aquellos que tienen actividades comunes con alto volumen de trabajo, como:

-          Procesamiento de pagos o facturación

-          Cuentas por pagar

-          Gastos de viaje

-          Creación y gestión de órdenes de compra

-          Producción y aprobación de reportes

-          Procesamiento de reclamos

-          Gestión de datos

-          Servicios de IT

-          Nómina

-          Cotizaciones diarias nuevas y renovaciones

Una de las limitantes de RPA es que los robots no pueden emitir juicio sobre una actividad, para ello necesita de la aprobación de un humano para poder realizar la continuidad del proceso. Por ejemplo, un banco tiene automatizada la solicitud de un nuevo crédito al sistema, pero para la autorización de este, el robot se comunica con el funcionario encargado para que él valide los documentos legales escaneados que se adjuntan al proceso, con el fin de que el humano le indique al robot si debe aprobar o no el crédito en el sistema.

¿Qué beneficios tiene trabajar con RPA?

Permitir que los empleados pasen a realizar tareas más complejas y que añadan valor a las empresas, es una ventaja importante, debido a que ayuda a liberar la carga laboral, evitando y/o reduciendo las fallas y errores humanos en dichas actividades.

Entre otras ventajas están:

-          Horario laboral: los robots trabajan 24x7x365, incrementando la productividad de los procesos.

-          Calidad: RPA mejora la calidad y eficiencia de los procesos, al dar más exactitud y mejor servicio en la ejecución de las tareas.

-          Seguridad: los robots son seguros al permitirles realizar un seguimiento muy preciso con el fin de que las auditorías sean más sencillas y legibles.

-          Eficiencia: ejecución de un gran volumen de trabajo en poco tiempo aumentando la eficiencia de los procesos.

-          Reducción de costos: Los robots están diseñados para trabajar de manera autónoma con una mínima intervención humana reduciendo costos laborales, además la integración e implementación de RPA se puede hacer en bajo costo.

-          Cumplimiento de normas: los robots cumplen con la normativa interna y externa de la organización.

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¿Cómo empezar con la implementación de RPA en mi empresa?

Es necesario entender que la transformación de la organización debe darse tanto en su parte humana como tecnológica, al modificarse algunos roles para dar paso a los nuevos actores que intervienen en el proceso de implementación de RPA.

Los stakeholders que intervienen en una implementación de RPA y que ayudarán al éxito de este proceso, típicamente son:

  1. Arquitectos de procesos: Profesionales especializados en el diseño y automatización de procesos de negocios. Cuentan con la capacidad de traducir las actividades y procedimientos de negocio, a un flujo de proceso estándar.
  2. Especialistas de robots: profesionales especializados en la adecuación del ambiente, modelado, monitoreo, programación y comportamiento del robot.
  3. Expertos: son los encargados de gestionar las incidencias escaladas por el robot. Pueden ser también, quienes intervienen de una u otra forma con las salidas del robot.
  4. Sistemas o aplicaciones: son los programas y/o sistemas informáticos (con o sin interfaz gráfica) que interactúan con el robot.
  5. Robot: aplicación tecnológica que simula las acciones de un ser humano. Teniendo acceso a todos los sistemas o interfaces de usuario requeridas por el proceso de negocio definido.

Cada día son más las empresas que han empezado a modificar sus roles actuales para poder abrirle campo y adaptarse al cambio que implica tener RPA, para lograr una mayor optimización de sus procesos y la eficiencia para ser más productivos.

La competitividad está en la capacidad que tengan las organizaciones de innovar y responder a los desafíos que la tecnología trae consigo, y empezar a responder de la mejor manera a estos cambios, y RPA es el inicio de ello.

 

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