A crise do coronavírus semeou pânico e confusão, pois atingiu duramente os negócios durante os primeiros meses deste ano. Entretanto, tudo tem um lado bom e, neste sentido, o Covid-19 também promoveu “quase involuntariamente” a colaboração entre empresas em busca de novos modelos de negócios e soluções globais.

Durante a última década, a globalização e as novas tecnologias trouxeram mudanças muito grandes na forma como trabalhamos. Sem dúvida, a forma como as empresas se comunicam, colaboram e envolvem sua força de trabalho continuará a evoluir, se as tendências atuais e os avanços tecnológicos continuarem.

Além disso, no século XXI, devido ao avanço da tecnologia, da Internet e das redes sociais, foi possível ver como o conceito de consumo evoluiu do conceito de propriedade para o que é conhecido hoje como “consumo colaborativo”, que é a forma de consumo baseada no uso compartilhado.

A extensão deste conceito e desta nova forma de consumo é tal que atingiu praticamente todas as áreas da vida cotidiana, como por exemplo, o compartilhamento de carros, Airbnb, o aluguel de bicicletas, scooters ou motocicletas, e no trabalho, o coworking.

Isto também se estende a produtos e serviços sob demanda dos clientes, e é aqui que nasce uma nova tendência, focada no mundo do trabalho e impulsionada pelos avanços da tecnologia e mudanças no consumo: Workplace as a Service (WaaS).

O que é o Workplace as a Service?

O modelo Workplace as a Service (WaaS) é uma extensão do conceito de Software as a Service (SaaS), e é um modelo que está crescendo em popularidade entre a comunidade empresarial, de fato, espera-se que o mercado atinja $18,3 bilhões em 2022.

Com WaaS, serviços como cibersegurança, serviços de nuvem, seguros ou apagamento de dados, hardware, software, ou seja, tudo que uma empresa ou um trabalhador precisa para equipar um espaço de trabalho e começar a trabalhar não são mais comprados, mas simplesmente alugados através da cobrança de uma quantia acordada por mês à empresa.

Laptops, impressoras, Internet, smartphones, tablets, monitores, projetores, até mesmo salas de conferência, etc. Com WaaS, são analisadas todas as ferramentas que o cliente necessita e que devem estar disponíveis nos diferentes postos de trabalho da organização, deixando assim de se preocupar com a manutenção e o grande desembolso inicial. Com este modelo, o cliente obtém um espaço criado especificamente de acordo com suas necessidades e com a cultura da organização.

Entre seus objetivos estão proporcionar um ambiente de TI produtivo e livre de problemas para todos os usuários no local de trabalho. Ao mesmo tempo, elimina a pressão do departamento de TI da empresa, além de garantir a segurança ideal.

Isto cria um alto nível de flexibilidade, segurança de dados, confiabilidade e máxima transparência em relação aos custos totais para usuários e empresas.

Como isso pode ser feito?

O Workplace as a Service é totalmente gerenciado, desde o provisionamento até o suporte contínuo, permitindo que os recursos de TI da organização se concentrem em tarefas mais importantes.

Há uma série de fases para implementar este modelo e fornecer uma grande experiência de trabalho para os funcionários, mantendo os dados e dispositivos dos usuários seguros:

  • Desenho do modelo: Os especialistas da WaaS se reúnem com as diferentes partes interessadas da organização para esclarecer os requisitos, definir objetivos, resolver dúvidas, falar sobre as necessidades das ferramentas de TI e os diferentes ambientes onde os trabalhadores trabalham (em casa, no escritório, se eles estão muito na estrada, etc.). É feita uma análise estratégica, da tecnologia de que necessitam e do ambiente em que trabalham.
  • Configuração do equipamento: Neste momento, a configuração de software e hardware é realizada para prepará-los para a implementação.
  • Implementação: Na implementação, todos os equipamentos são deslocados para os locais correspondentes, distribuídos, instalados e assegurados de que tudo esteja em perfeito funcionamento.
  • Otimização: Uma vez tudo instalado e em operação, passamos à fase de otimização, que é realizada principalmente por um serviço de suporte técnico. Esses especialistas resolvem a maioria dos problemas que surgem e otimizam o equipamento de acordo com os serviços extras que foram contratados, por exemplo, se houver serviços ‘VIP’ para usuários com altos escalões e/ou serviços padrão para o resto dos funcionários.
  • Manutenção: Esta fase visa não apenas resolver problemas e garantir que todos os equipamentos estejam atualizados, mas também evitar que eles ocorram, garantindo que todos os equipamentos estejam sempre em operação e permanentemente monitorados. É também aqui que se reage proativamente quando os dados mostram que um problema pode ocorrer.
  • Eliminação e atualização de equipamentos: Após vários anos de uso, os equipamentos de TI tornar-se-ão obsoletos e, portanto, terão de ser eliminados e substituídos por equipamentos mais novos e atualizados.

O Workplace as a Service é composto por vários componentes básicos. O cliente pode escolher a solução completa ou começar com um dos serviços que se adequa aos seus objetivos comerciais.

Quais são as vantagens e desvantagens para as empresas?

Os principais benefícios do Workplace as a Service são:

  • Economia de custos: Sendo um modelo de aluguel de equipamentos, o custo deste tipo de serviço é inferior ao custo inicial que a empresa teria que fazer para adquirir todos os equipamentos em propriedade.
  • Taxa fixa de aluguel e custos mensais transparentes: WaaS oferece a facilidade de poder pagar uma taxa fixa todos os meses por tudo o que é contratado.
  • Atualizações e manutenção: Dependendo do pacote escolhido pela empresa, as atualizações e a manutenção de todos os materiais e serviços alugados também estão incluídas. Isto poupa tempo à empresa e garante que tudo esteja sempre atualizado e em perfeito estado de funcionamento.
  • Remoção de dados: Assim como na manutenção, dependendo do pacote escolhido pelo cliente, isto incluirá o serviço de eliminação de dados. Muitas vezes os dados não são excluídos corretamente e isto poderia causar problemas legais, com WaaS os especialistas tratariam deste assunto.
  • Personalização do equipamento: Por exemplo, quando um novo trabalhador entra na empresa ele pode personalizar tanto o hardware quanto o software de acordo com suas preferências e necessidades, além de ter o equipamento completo pronto para uso. Isto aumenta sua satisfação, bem como seu compromisso com a empresa.
  • Adoção flexível: No início e para fins de teste, a empresa pode escolher o pacote básico, e se mais tarde quiser e gostar do modelo, pode pegar outros pacotes e adaptá-los de forma flexível de acordo com suas necessidades e exigências.

Esses benefícios tornam o modelo WaaS interessante para todas as empresas, independentemente de seu tamanho. Entretanto, deve-se levar em conta que com este modelo se adquire um compromisso, um contrato de aluguel e, portanto, uma certa dependência com o fornecedor, portanto, por exemplo, no caso da empresa que contrata este serviço começar a ter problemas para poder pagar por ele, é muito possível que os dispositivos não estejam mais disponíveis para esta empresa.

Por outro lado, apesar de seus muitos benefícios, muitas empresas ainda estão abandonando este tipo de serviço devido a dúvidas sobre a implementação de aplicações na nuvem em termos de proteção e segurança de dados.

A combinação perfeita: WaaS e SaaS

A máxima segurança, conveniência e flexibilidade só pode ser alcançada com a combinação dos modelos Workplace as a Service (WaaS) e Software as a Service (SaaS) porque, ao contrário das soluções locais, com SaaS, o software não é instalado diretamente no hardware, mas o acesso aos dados e aplicações é habilitado através da nuvem.

Com a combinação desses dois modelos, o esforço de gestão do departamento de TI da empresa é reduzido ao mínimo. A transparência e os custos previsíveis permitem que os recursos financeiros sejam empregados de forma específica e intencional dentro da empresa.

O Workplace-as-a-Service complementa as soluções SaaS, que são mais conhecidas no ambiente empresarial, com o componente de hardware. Juntas, as empresas podem evitar custos de investimento excessivos, as imobilizações de capital são reduzidas e os longos períodos de depreciação passam a ser coisa do passado.