La crisis del coronavirus ha sembrado el pánico y la confusión al golpear con fuerza la actividad empresarial durante los primeros meses de este año. Sin embargo, todo tiene una parte buena, y en este sentido, el Covid-19 también ha impulsado “casi sin querer” la colaboración entre empresas en búsqueda de nuevos modelos de negocio y soluciones globales.

Durante la última década, la globalización y las nuevas tecnologías han traído cambios muy grandes a la forma en que se trabaja. Sin lugar a dudas, la forma en que las empresas se comunican, colaboran e involucran a su fuerza laboral seguirá evolucionando, si continúan las tendencias y los avances tecnológicos actuales.

A esto se suma que, en el siglo XXI, debido al avance de la tecnología, de Internet y de las redes sociales, se ha podido ver cómo el concepto de consumo ha evolucionado del concepto de propiedad a lo que hoy en día se conoce como ‘consumo colaborativo’, que es la forma de consumir basada en el uso compartido.

La extensión de este concepto y de esta nueva forma de consumo es tal que ha llegado a prácticamente todas las áreas de la vida cotidiana, como, por ejemplo, el car sharing, Airbnb, el alquiler de bicicletas, patinetes o motos, y en el trabajo el Coworking.

Esto, además se extiende a los productos y servicios ‘on demand’ cada vez más demandados por los clientes, y es en este punto donde nace una nueva tendencia, centrada en el mundo del trabajo, e impulsada por los avances en tecnología y por los cambios en el consumo: Workplace as a Service (WaaS).

¿Qué es el modelo Workplace as a Service?

El modelo Workplace as a Service (WaaS) es una extensión del concepto de Software as a Service (SaaS), y es un modelo que está aumentando en popularidad entre la comunidad empresarial, de hecho, se espera que el mercado alcance los 18,3 mil millones de dólares en 2022.

Con WaaS, los servicios como el de ciberseguridad, servicios Cloud, seguros o el borrado de datos, el hardware, el software, es decir, todo lo que una empresa o un trabajador necesita para equipar un espacio de trabajo y comenzar a trabajar ya no se compran, sino que simplemente se alquilan facturando a la empresa una cantidad acordada mensual.

Ordenadores portátiles, impresoras, Internet, smartphones, tablets, monitores, proyectores, incluso salas de conferencias, etc. Con WaaS se analizan todas las herramientas que el cliente necesita y que deben estar disponibles en los diferentes puestos de trabajo de la organización, dejando así de preocuparse por el mantenimiento y por el gran desembolso inicial. Con este modelo el cliente obtiene un espacio creado específicamente en función de sus necesidades y de la cultura de la organización.

Entre sus objetivos destacan el ofrecer un entorno TI productivo y sin problemas para todos los usuarios en el lugar de trabajo. Al mismo tiempo, eliminar la presión del departamento de TI de la empresa, así como garantizar una seguridad óptima.

Esto crea un alto nivel de flexibilidad, seguridad de datos, confiabilidad y máxima transparencia con respecto a los costes generales para los usuarios y las empresas.

¿Cómo se puede llevar a cabo?

Workplace as a Service está completamente administrado, desde el aprovisionamiento hasta el soporte continuo, lo que permite que los recursos de TI de la organización se centren en tareas más importantes.

Para implementar este modelo y brindar una excelente experiencia en el lugar de trabajo a los empleados mientras los datos y los dispositivos de los usuarios se mantienen seguros hay que tener en cuenta una serie de fases:

  • Diseño del modelo: Los expertos en WaaS se reúnen con las diferentes partes interesadas de la organización para dejar claros los requisitos, definición de objetivos, resolver dudas, hablar de las necesidades de herramientas de TI y de los diferentes entornos en los que trabajan los trabajadores (en casa, en oficina, si están mucho de viaje, etc.). Se realiza un análisis estratégico, de la tecnología que necesitan y del entorno en el que trabajan.
  • Configuración de los equipos: En este punto se lleva a cabo la configuración del software y el hardware para prepararlos para la implementación.
  • Implementación: En la implementación se trasladan todos los equipos a los lugares correspondientes, se distribuyen, se instalan y se aseguran de que todo esté en perfecto funcionamiento.
  • Optimización: Una vez que todo está instalado y en funcionamiento se pasa a la fase de la optimización, la cual es realizada principalmente por un servicio de asistencia técnica. Estos expertos resuelven la mayoría de los problemas que se presentan y optimizan los equipos en función de los servicios extras que se hayan contratado, por ejemplo, si existen servicios ‘VIP’ para usuarios con rangos altos y/o servicios estándar para el resto de los empleados.
  • Mantenimiento: Esta fase tiene como objetivo no solo solucionar problemas y procurar que todo el equipo esté actualizado sino también evitar que se produzcan asegurándose de que todo el equipo esté siempre en funcionamiento y supervisado permanentemente. También aquí entra el reaccionar de manera proactiva cuando los datos muestren que podría ocurrir un problema.
  • Eliminación y actualización de los equipos: Después de varios años de uso el equipo de TI quedará obsoleto, y por lo tanto habrá que eliminarlo y reemplazarlo por otro más nuevo y actual.

La solución Workplace as a Service consta de varios componentes básicos. El cliente puede escoger la solución completa o comenzar con uno de los servicios que se adapte a sus objetivos comerciales.

¿Cuáles son sus ventajas y desventajas para las empresas?

Los principales beneficios del Workplace as a Service son:

  • Ahorro de costes: Al tratarse de un modelo de alquiler de material, el coste de este tipo de servicios es más bajo que el coste inicial que tendría que hacer la empresa para adquirir en propiedad todos los equipos.
  • Tarifa fija de alquiler y costes mensuales transparentes: WaaS ofrece la facilidad de poder pagar una cuota fija todos los meses por todo lo contratado.
  • Actualizaciones y mantenimiento: Dependiendo del paquete que escoja la empresa, también se incluyen las actualizaciones y el mantenimiento de todos los materiales y servicios alquilados. Esto ahorra tiempo a la empresa y garantiza que todo esté siempre actualizado y en perfecto funcionamiento.
  • Eliminación de datos: Al igual que ocurre con el mantenimiento, dependiendo del paquete que escoja el cliente este incluirá el servicio de eliminación de datos. Muchas veces los datos no se terminan de eliminar correctamente y esto podría ocasionar problemas legales, con WaaS los expertos se encargarían de este tema.
  • Personalización de los equipos: Por ejemplo, cuando se incorpora un nuevo trabajador a la empresa puede personalizar tanto el hardware como el software según sus preferencias y necesidades, además de que tiene el equipo completo y listo para usar. Esto hace que su satisfacción aumente, así como su compromiso con la empresa.
  • Adopción flexible: Al principio y para probar, la empresa puede escoger el paquete básico, y si luego si quiere y le gusta el modelo puede ir cogiendo otros paquetes y adaptarlos de manera flexible según sus necesidades y requisito.

Estos beneficios hacen que el modelo WaaS sea interesante para todas las empresas sea cual sea su tamaño. Sin embargo, hay que tener en cuenta que con este modelo se adquiere un compromiso, un contrato de alquiler y por lo tanto, una cierta dependencia con el proveedor, por lo que, por ejemplo, en caso de que la empresa que contrata este servicio empiece a tener problemas para poder pagarlo es muy posible que los dispositivos dejen de estar disponibles para esta empresa.

Por otro lado, y a pesar de sus numerosos beneficios todavía hay muchas empresas que renuncian a este tipo de servicios debido a las dudas sobre la implementación de aplicaciones en la nube con respecto a la protección y a la seguridad de los datos.

La combinación perfecta: WaaS y SaaS

La máxima seguridad, comodidad y flexibilidad solo se podrá conseguir con la combinación de los modelos Workplace as a Service (WaaS) y Software as a Service (SaaS), ya que, a diferencia de las soluciones locales, con SaaS, el software no se instala directamente en el hardware, pero el acceso a los datos y a las aplicaciones se habilita a través de la nube.

Con la combinación de estos dos modelos el esfuerzo de administración por parte del departamento de TI de la empresa se reduce al mínimo. La transparencia y los costes predecibles permiten que los recursos financieros se desplieguen de manera específica y con un propósito dentro de la empresa.

Workplace-as-a-Service complementa las soluciones SaaS, que son más conocidas en el entorno empresarial, con el componente de hardware. Juntos, las empresas pueden evitar costes de inversión excesivos, se reduce la inmovilización de capital y los largos períodos de depreciación pasan a ser cosa del pasado.